La gestion des bourses Erasmus + est complexe. Chaque établissement d'enseignement supérieur gère son propre système de paiement, ce qui entraîne des risques tels que le traitement inégal des étudiants et les retards de paiement. L’ambition de MEGA était d’étudier la manière dont les bourses Erasmus + sont gérées dans différents établissements d'enseignement supérieur et pays, en collectant des données sur les retards et en identifiant les obstacles majeurs. L’objectif était de développer un Blueprint et un Proof of Concept, et de tester ce dernier afin qu’il puisse éventuellement s'intégrer aux outils existants (EWP, OLA, Erasmus App, carte d'étudiant européenne). Des recommandations politiques pour améliorer le système ont été publiée et peut permettre de contribuer à l'examen à mi-parcours du programme Erasmus+. MEGA vise à promouvoir l'égalité des chances pour les bénéficiaires en rationalisant les procédures de bourse, en garantissant des paiements justes et efficaces et en améliorant l'expérience Erasmus des étudiants. Le passage au numérique améliorera à la fois l'expérience des étudiants et l'administration des établissements d'enseignement supérieur dans la distribution des bourses.
Le projet MEGA (Million of Erasmus Grants) vise à développer un outil numérique pour simplifier la gestion des bourses de mobilité Erasmus + au niveau universitaire et garantir le paiement en temps voulu aux étudiants. L'outil visait à respecter les contextes nationaux et locaux des établissements d'enseignement supérieur (EES). Le projet était divisé en quatre étapes : 1) Cartographie de l'état actuel de la gestion des bourses grâce à une enquête visant à identifier les lacunes et à recueillir les avis des étudiants, des EES et des agences nationales. 2) Création d'une solution numérique avec un Blueprint et un Proof of Concept (PoC) pour réduire les délais de paiement et garantir l'égalité d'accès pour tous les étudiants. 3) Test du PoC pour s'assurer qu'il réponde aux préoccupations des parties prenantes et exploration des scénarios de gestion des bourses. 4) Proposition de recommandations politiques aux institutions et aux EES européens. L’objectif de MEGA était de contribuer à envisager de nouvelles solutions technologiques et à promouvoir l'innovation, l'efficacité et les économies d'échelle dans la gestion des bourses Erasmus +.